Pracovat efektivněji vás naučí kontrola času a systematičnost

Jestli vás poslední dobou čím dál častěji napadá, že svou prací trávíte obrovské množství času a stejně stále nic nestíháte, zkuste zhodnotit svůj reálný pracovní den s patřičným nadhledem. Jsme-li k sobě upřímní, rozfázováním své pracovní činnosti snadno zjistíme, kolik času skutečně strávíme nad samotnou prací a čím vším se dobrovolně necháme rozptylovat. Často také docházíme k tomu, že nám jednotlivé pracovní úkony trvají déle, než jsme si původně mysleli.

Dejte přednost kvalitě před kvantitou

Pokud sami o sobě víte, že byste měli ve své činnosti zrychlit, začněte tím, že si jednoznačně určíte priority, které je třeba bezpodmínečně zvládnout. Nezabývejte se čtením ostatních mailů, neslibujte spolupráci někomu jinému. Soustřeďte se pouze na to, co se týká konkrétního dne. Pro zajímavost si můžete náplň práce rozdělit na menší úseky a ty si časově změřit. Snadno zjistíte, jak jste na tom a postupně třeba můžete zrychlovat. Teprve po vlastním zdokonalení můžete uvažovat o nějaké další pracovní činnosti nad váš denní plán. A používejte efektivní pomocníky, do kterých se rozhodně vyplatí investovat. Příkladem budiž všestranná multifunkce Konica Minolta Bizhub a podobná zařízení, s nimiž jde práce od ruky.

Zjistěte, co všechno vás v rámci pracovní činnosti ruší

Ať už jsou to hlasy z ostatních kanceláří, zvuky pouštění vody nebo vaši pozornost zaměstnávají zajímavosti na internetu a sociálních sítích, vytvořte si pro sebe, co nejpříjemnější prostředí. Rušivé elementy v podobě cizích hovorů, smíchu a dalších zvuků snadno vyřeší sluchátka či puštěné rádio. Na lákadla v podobě facebooku, soukromých mailů, či magazínových článků v online podobě si jednoduše stanovte přestávky, stejně jako třeba na oběd nebo kávu. Když si však řeknete deset minut, dodržte to. Jinak efektivitu opravdu nezvýšíte. Pracovní rutinu vám mohou narušit i zdánlivě banální úkony. Třeba častý nákup spotřebního materiálu do tiskárny. Myslete dopředu a objednejte si tonery Xerox či jiné náplně v dostatečném množství. Nepřeceňujte své síly a nepřidávejte si každý den něco, co nemusíte. Všichni chceme být flexibilní a odvádět skvělou práci, ale toho dosáhnete pouze tehdy, když si vše dobře zorganizujete. Důležité je, neztratit se v množství činností, které s náplní práce sice zdánlivě souvisí, ale ve větší míře také mohou snadno demotivovat a přivést k pocitu vlastní neschopnosti, a tím i apatii vůči výsledku.