Proč systematičnost šetří čas víc než snaha dělat všechno rychle

Systematičnost šetří čas, protože odstraňuje zbytečná rozhodování a přepínání mezi úkoly. Kdo začíná den pohledem na jasný seznam, nemusí hádat, co je důležité. Kdo pracuje v blocích, neztrácí hodiny drobnými přerušeními. Následující části vyvracejí časté mýty o práci s časem a ukazují konkrétní metody, které si můžete vyzkoušet už tento týden, bez speciálních aplikací.

Omyl první: dělat více věcí najednou je efektivní

Většina lidí nedělá víc úkolů současně, ale rychle přepíná mezi nimi. Každé přepnutí stojí chvíli soustředění a zvyšuje počet chyb. Výsledkem je práce, která trvá déle, než kdyby se dělala po částech.

Zkuste jednoduchý experiment. Napište si dvě věty a pak přepisujte každé slovo střídavě dvěma barvami. Zpomalení hned pocítíte. Podobně funguje psaní e-mailu při schůzce.

Místo multitaskingu zavedete jednotlivé pracovní úseky. Při nich vypnete oznámení a necháte telefon stranou. Po úseku se odměníte krátkou pauzou, ve které zkontrolujete zprávy.

Omyl druhý: dlouhý seznam úkolů stačí

Seznam o padesáti položkách stresuje a nic neřeší. Chybí mu priorita a časový odhad. Člověk pak vybírá snadné úkoly a důležité odkládá.

Lepší je denní seznam o třech až pěti položkách, z nichž jedna je hlavní. Ostatní položky držte v zásobníku a pravidelně je třiďte. Každý úkol formulujte jako konkrétní krok, například „zavolat dodavateli ohledně faktury“, ne „faktury“.

Ke každému úkolu připište odhad času. Po týdnu uvidíte, že podceňujete dobu práce a přeceňujete množství, které zvládnete. Správné odhady plánování zpřesní.

Metoda první: matice naléhavé a důležité

Rozdělte úkoly do čtyř polí podle toho, zda jsou důležité a zda jsou naléhavé. Důležité a naléhavé děláte hned, důležité a nenaléhavé plánujete, naléhavé a nedůležité předáváte, ostatní vynecháte. Metoda se připisuje americkému prezidentu Eisenhowerovi.

Největší přínos je v pole důležitých, ale nenaléhavých věcí. Patří sem příprava, vzdělávání a údržba vztahů. Pokud do nich nevložíte čas dopředu, ustoupí neustálému hašení požárů.

Matici si zkuste nakreslit každé pondělí. Zabere pět minut a ukáže, kam míří vaše energie. Po měsíci poznáte vzorce, které se opakují.

Metoda druhá: bloky času a ochrana soustředění

Vyhraďte si v kalendáři úseky pro konkrétní činnost, například hodinu a půl na psaní nabídek. Blok berte stejně vážně jako schůzku. Kolegům oznamte, že v té době nejste k dispozici.

Drobné úkoly, jako e-maily a telefonáty, seskupte do vlastního bloku. Zabráníte tomu, aby vás neustále vyrušovaly. Reakce se zpozdí o pár hodin, ale kvalita práce vzroste.

Pracovníkům s časově nepředvídatelným provozem pomůže kratší blok, třeba třicet minut. Důležité je mít pravidelný rytmus. Dokonalost neočekávejte.

Metoda třetí: krátké intervaly s pauzou

Technika Pomodoro střídá dvacet pět minut práce s pětiminutovou přestávkou. Po čtyřech cyklech následuje delší pauza. Časovač pomáhá začít, protože úkol má viditelný konec.

Nehodí se pro každou práci. Při tvůrčím soustředění vám může časovač přerušit tok myšlenek. V takovém případě prodlužte interval nebo ho vynechte.

Během přestávky vstaňte, protáhněte se a napijte se. Nekontrolujte sociální sítě, rozptýlí vás víc než odpočinek. Krátká chůze obnoví pozornost lépe.

Metoda čtvrtá: týdenní revize

Jednou týdně, ideálně v pátek odpoledne, projděte hotové a nedokončené úkoly. Zapište, co se povedlo a co vás zdržovalo. Připravte si hlavní priority na další týden.

Revize slouží také jako úklid zásobníku. Co leží dlouho a nikdo to nepotřebuje, smažte. Seznam, který se nezmenšuje, ztrácí důvěryhodnost.

Systém vám musí vyhovovat. Pokud jej používáte jen týden, pak zahodíte, zjednodušte ho. Lepší jednoduchá metoda, kterou dodržíte, než dokonalá, na kterou zapomenete.

Zdroje

• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR
• Odborná literatura o řízení pracovní doby