Externí úklid kanceláře stojí na smlouvě, ne na ceně za hodinu

Cena za hodinu úklidu se snadno porovnává, a právě proto klame. Kvalitu, spolehlivost a reklamace určuje smlouva, kterou dodavatel podepíše. Malá firma může uklízet sama, zaměstnat uklízečku, nebo si najít externí službu. Srovnáme tyto možnosti a ukážeme, co by neměla postrádat smlouva.

Tři způsoby, jak zajistit úklid

Úklid vlastními silami je nejlevnější na papíře, ale zaměstnanci ztrácejí čas a nálada trpí. Pro velmi malou kancelář může stačit. Při růstu firmy přestává vyhovovat.

Vlastní uklízečka dává kontrolu a znalost prostředí. Ale musíte řešit dovolenou, nemoc a nákup prostředků. Zaměstnanecký vztah přináší povinnosti.

Externí služba přebírá organizaci, náhradu a vybavení. Platíte za výsledek. Smlouva stanoví podmínky.

Co má smlouva obsahovat

Smlouva by měla popsat rozsah prací: které prostory, jaké činnosti a v jakém standardu. Neurčité formulace vedou ke sporům. Příloha s přesným seznamem činností pomáhá.

Uveďte frekvenci, časy a zástup. Kdy se uklízí a kdo nastoupí při nemoci? Sjednejte též odpovědnost za škody a pojištění.

Ujasněte výpovědní lhůtu a pravidla změny cen. Dlouhá lhůta může zavázat k nevyhovující službě. Zjistěte i podmínky ukončení.

Jak často uklízet

Frekvence závisí na počtu lidí a typu provozu. Kancelář s deseti lidmi potřebuje často úklid sociálních zařízení a kuchyňky. Podlahy a okna stačí méně často.

Rozdělte činnosti na denní, týdenní a měsíční. Denně koše a toalety, týdně vysávání a prach, měsíčně okna. Takový plán šetří peníze.

Po zkušebním období frekvenci upravte. Může se ukázat, že některé části potřebují víc péče. Zbytek lze snížit.

Kontrola kvality

Dohodněte se na měřitelných kritériích. Například čistota podlah, stav toalet, doplněné zásoby. Kontrolní list pomůže.

Zavedte předávací protokol nebo knihu úklidu. Zaznamená se, co a kdy bylo uděláno. Nedostatky se hlásí hned.

Určete kontaktní osobu na obou stranách. Rychlá komunikace řeší drobnosti dřív, než se nahromadí. Pravidelně se potkávejte.

Prostředky, bezpečnost a přístup

Zjistěte, kdo dodává čisticí prostředky a jaké. Mělo by jít o výrobky vhodné pro daný povrch. Citlivý nábytek poškodí agresivní chemie.

Klíče a přístupové karty řešte písemně. Jasně stanovte, kdo má přístup a kdy. U citlivých dokumentů zajistěte mlčenlivost.

Úklidová služba musí dodržovat bezpečnost práce. Ptejte se na školení pracovníků. Zodpovědnost za jejich zaměstnání nese dodavatel.

Reklamace a změny

Dohodněte postup reklamace: v jaké lhůtě a jakou formou. Rozumné je hlášení e-mailem a oprava do druhého dne. Opakované nedostatky mohou vést ke slevě.

Smlouva by měla umožnit změnu rozsahu. Firma roste a potřeby se mění. Pružnost šetří vyjednávání.

Zkušební období pomůže vyzkoušet spolupráci. Po několika týdnech vyhodnoťte kvalitu. Pak podepište dlouhodobou smlouvu.

Můj tip: Doporučila bych, abyste ke smlouvě přiložili jednostránkový seznam činností rozdělený na denní, týdenní a měsíční. Při první kontrole pak stačí odškrtávat a spor o to, co bylo dohodnuto, odpadne.

Zdroje

• Česká obchodní inspekce
• Státní úřad inspekce práce