Zajímavosti

Pořádáte konferenci? Nepodceňujte význam vhodně zvoleného místa!

Každý zkušený organizátor konferencí moc dobře ví, že výběr vhodného místa patří ke klíčovým aspektům úspěšnosti dané akce. Nemáte-li v tomto směru žádné předchozí zkušenosti, jistě se vám budou hodit následující tipy a doporučení.

Kde konferenci uspořádat?

Místo konání konference by se mělo odpovídat charakteru akce. Jak tomu rozumět? Pokud se událost váže ke konkrétnímu městu, je vhodné, aby se konala právě tam. V případě obecnějšího tématu (např. představení nové služby či produktu, oborové konference a podobně apod.) většina organizátorů volí Prahu.

Důvodů, proč si vybrat právě hlavní město, se nabízí hned několik. Jmenovitě je to kombinace dopravní dostupnosti, velké nabídky konferenčních prostorů a samozřejmě i jakási prestiž, kterou metropoli nelze odpárat.

Jak velký sál pronajmout?

Častou chybou je pronájem příliš malého, nebo naopak velkého sálu. Konferenční prostory by však měly odpovídat reálné účasti – musí být dostatečně prostorné, protože moment, kdy se do malého salonku snaží vtěsnat podstatně více lidí, než kolik dovoluje jeho kapacita, je noční můrou každého organizátora. Na druhou stranu by však sál neměl být ani moc větší. V případě menší účasti by se pak jevil jako poloprázdný, což nepůsobí dobrým dojmem. Ve větších prostorách může být také problém s akustikou.

V tomto směru se jeví jako dobrá volba hotel Praha Belvedere, který nabízí možnost pronájmu menších salonků i velkého sálu s kapacitou několika set lidí. Jedná se o plně vybavené konferenční prostory se stylovým zařízením.

Co se vám může hodit?

Zároveň byste neměli podcenit úroveň technického vybavení pronajatého sálu. V dostatečném předstihu zkontrolujte, zda technika funguje, jak má a případně zurgujte personál, aby řečníkům připravil perfektní zázemí.

Bez ohledu na to, zda si nakonec vyberete konferenční prostory v Praze či kdekoliv jinde, mějte na paměti, že účastníci ocení přítomnost dobrého jídla a pití. Pokud pronajímatel sálu nabízí kvalitní cateringové služby, neodmítejte je!

Napište komentář