Mobilní aplikace ve firmě: interní a externí komunikace

Firemní aplikace nemusí být velký projekt s vlastním vývojovým týmem. Někdy jde o jednoduchou službu, která zaměstnancům v terénu doručí rozpis směn, a jindy o zákaznickou aplikaci s objednávkami. Společné mají to, že komunikace jde přímo do telefonu, který lidé nosí v kapse. Od základního rozdílu mezi interním a externím použitím postoupíme k funkcím, zavedení a bezpečnosti.

Interní, nebo externí aplikace

Interní aplikace slouží zaměstnancům. Sdílejí v ní oznámení, rozpisy, dokumenty a rychlé zprávy. Hodí se tam, kde lidé nesedí u počítače, například ve skladu, na stavbě nebo v obchodě.

Externí aplikace míří na zákazníky. Umožňuje objednat službu, sledovat zakázku nebo kontaktovat podporu. Zákazník dostane informace, aniž by musel volat.

Některé firmy používají jednu aplikaci pro obě skupiny s odlišnými přístupy. Většinou je jednodušší oddělit je. Zaměstnanci i zákazníci mají jiné potřeby.

Jaké funkce dávají smysl

V interní aplikaci bývá nejužitečnější oznamování. Jedna zpráva dojde všem a vedoucí vidí, kdo ji přečetl. Přidává se sdílení souborů, chat týmů a kalendář.

V zákaznické aplikaci se osvědčují upozornění na stav objednávky, jednoduchá objednávka a kontakt. Věrnostní prvky nebo slevy fungují jen tehdy, pokud je zákazník skutečně využije. Méně funkcí znamená přehlednější aplikaci.

Začněte nejnutnějšími funkcemi a další přidávejte podle zpětné vazby. Hotová aplikace se všemi možnostmi se často nevyužívá. Po několika měsících se zeptejte uživatelů.

Hotové řešení, nebo vlastní vývoj

Hotové služby jsou rychlé a levnější. Zaplatíte měsíční poplatek a použijete je hned. Omezením jsou funkce a vzhled.

Vlastní vývoj dává volnost, ale stojí víc a vyžaduje údržbu. Aplikace se musí přizpůsobit novým verzím systémů. Počítejte s průběžnými náklady.

Pro malé firmy bývá rozumnou volbou hotové řešení. Vlastní vývoj dává smysl, když máte specifické procesy nebo velké množství uživatelů. Rozhodnutí závisí na rozpočtu a cílech.

Zavedení do provozu

Nasazení začněte menší skupinou. Vyzkoušejte aplikaci s jedním týmem a získejte připomínky. Teprve potom ji rozšiřte na všechny.

Vysvětlete lidem, proč aplikaci zavádíte. Pokud ji vnímají jako kontrolu, budou se jí vyhýbat. Ukažte konkrétní přínos, například rychlejší rozpis směn.

Stanovte pravidla: co se píše do aplikace, co e-mailem, kdy se očekává odpověď. Bez nich vznikne chaos zpráv. Určete správce, který obsah hlídá.

Bezpečnost a soukromí

Firemní data v telefonu vyžadují ochranu. Zámek obrazovky, šifrování a možnost vzdáleného smazání omezí následky ztráty. Přístupová práva přidělujte podle role.

U osobních údajů zaměstnanců a zákazníků platí pravidla ochrany osobních údajů. Je třeba vědět, co aplikace sbírá, kde to ukládá a jak dlouho. Informujte uživatele srozumitelně.

Pokud lidé používají vlastní telefony, stanovte jasné podmínky. Oddělení firemních a soukromých dat je výhodné pro obě strany. Zaměstnance nenuťte k instalaci proti jejich vůli.

Jak poznat, že aplikace funguje

Sledujte využívání: kolik lidí se přihlásí, jak často a které funkce používají. Nízký zájem signalizuje problém. Zeptejte se, co jim chybí.

U externí aplikace sledujte, zda ubylo telefonátů a e-mailů s jednoduchými dotazy. Zlepšení spokojenosti ověříte krátkým dotazníkem. Zpětnou vazbu zapracujte.

Aplikace je nástroj, ne cíl. Pokud komunikace funguje lépe jinak, nebojte se přístup změnit. Pravidelně vyhodnocujte, zda přináší hodnotu.

Můj tip: Doporučila bych zahájit zkušební provoz na jednom oddělení a po měsíci se zeptat tří lidí, co by změnili. Jejich odpovědi vám ušetří chyby při zavedení do celé firmy.

Časté otázky

Je potřeba vlastní aplikace pro malou firmu?

Většinou ne. Pro malé týmy často stačí hotová komunikační služba. Vlastní aplikace dává smysl při specifických procesech nebo širokém okruhu zákazníků.

Musí zaměstnanec používat svůj telefon?

Ne, zaměstnavatel k tomu nemůže bez dohody nutit. Pokud to firma chce, měla by poskytnout služební zařízení nebo domluvit podmínky. Podrobnosti ověřte v pracovněprávních předpisech.

Jak dlouho trvá zavedení?

U hotové služby dny až týdny, u vlastního vývoje měsíce. Delší čas zabere školení lidí a doladění pravidel. Plánujte s rezervou.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost
• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR