Jak zjednodušit účetnictví v malé firmě a nepřijít o přehled

Zjednodušit účetnictví neznamená ho zanedbat, ale odstranit to, co ho dělá zbytečně složitým: roztroušené doklady, zmeškané termíny a nejasnou dohodu s účetní. Většina potíží malých firem nevzniká v samotném účtování, ale v tom, co mu předchází. Jedno místo pro doklady, kalendář s termíny a pravidelná výměna podkladů vyřeší víc než nový program. Pro rozhodnutí, co dělat sami a co předat, poslouží několik signálů podle zásady kdy ano a kdy ne.

Kdy vlastní vedení stačí a kdy už ne

Živnostník s několika fakturami měsíčně a bez zaměstnanců může evidenci zvládnout sám, pokud je pečlivý a umí si hlídat termíny. Důležité je, aby se jeho situace neměnila: nový typ činnosti, zaměstnanec nebo registrace u správce daní už vyžadují znalost, kterou běžně nemá. Vlastní vedení dává smysl, dokud na něj nespotřebujete víc času, než kolik vám přinese úspora. Hranici si poznáte podle toho, že začnete věci odkládat.

Předat účetnictví je na místě, když doklady přibývají, firma zaměstnává lidi nebo se pohybuje v oboru s nestandardními pravidly. Účetní vás také zbaví rizika, že přehlédnete změnu předpisů. Chyba v přiznání či výkazu bývá dražší než měsíční poplatek za služby. Rozhodnutí neznamená ztrátu kontroly, jen jiné rozdělení práce.

Prostřední cesta existuje: doklady a základní evidenci vedete sami a účetní z nich dělá uzávěrky a přiznání. Podmínkou je dohoda, kdo za co odpovídá. Bez ní se práce opakuje nebo chybí. Zkuste si na papír napsat, které úkony dnes děláte vy a které by mohla převzít odborná pomoc.

Doklady: jedno místo, jedno pravidlo

Hlavním viníkem chaosu jsou doklady v kapsách, e-mailech a zprávách. Určete jedno místo, kam všechno putuje: složka, schránka nebo aplikace. Každý doklad se tam dostane do dvou dnů od vzniku. Pravidlo je jednoduché a funguje bez ohledu na obor.

Pomáhá pojmenovávat soubory stejným schématem, například datum, dodavatel, částka. Takto se doklad najde bez prohledávání a účetní ho nemusí hledat. Papírové doklady si vyfoťte hned, zatímco jsou čitelné. Účtenky na termopapíru časem blednou a po roce bývají nečitelné.

Oddělte soukromé a firemní výdaje. Samostatný bankovní účet pro podnikání ušetří hodiny dohledávání plateb. Pokud platíte firemní nákup soukromou kartou, poznamenejte si to hned. Čistá hranice mezi oběma sférami vám i účetní usnadní práci.

Termíny, které je lepší mít v kalendáři než v hlavě

Zapište si všechna opakující se data: podání přehledů, platby záloh, uzávěrky a pravidelné odevzdání podkladů účetní. Přesná data se mění podle druhu podnikání a předpisů, proto je ověřte u finanční správy nebo u účetní. Do kalendáře přidejte upomínku několik dní předem. Termín, který hlídá počítač, nezapomenete při návalu práce.

Vlastní interní termíny jsou stejně důležité. Například: do pátého dne v měsíci odevzdat doklady, do desátého schválit vystavené faktury. Takové pravidlo zabraňuje nahromadění na poslední chvíli. Účetní pak neřeší chybějící kus papíru v době, kdy se blíží lhůta.

Počítejte s rezervou. Doklad ztracený v poslední den lhůty může znamenat sankci, kterou dopředu naplánovaná práce nepřinese. Jednou ročně si projděte přehled povinností a přidejte nově vzniklé. Změna v podnikání, třeba nový typ služby, přináší i nové termíny.

Spolupráce s účetní: co jí dávat a kdy

Dobrá spolupráce stojí na pravidelné výměně. Účetní potřebuje od vás ve stanoveném termínu stejnou sadu podkladů. Jejich seznam se vyplatí sepsat do jednoho přehledu a držet se ho.

• přijaté a vydané faktury za období
• bankovní výpisy a pokladní doklady
• smlouvy a dohody, které mění náklady nebo příjmy
• údaje o majetku, který jste koupili nebo prodali
• zprávu o změnách ve firmě, například o novém zaměstnanci

Domluvte si způsob komunikace a lhůtu odpovědi. Dotaz, který zůstane týden bez reakce, může zdržet celé podání. Ptejte se, když něčemu nerozumíte, dobrá účetní vysvětlí postup srozumitelně. Pokud vám připomínky nechce vysvětlit, je to důvod k zamyšlení.

Kdy se vyplatí digitalizace a kdy ne

Účetní program nebo aplikace pro evidenci faktur ušetří čas, pokud je pravidelně používáte. U firmy s desítkami dokladů měsíčně se zvyšuje přesnost a zrychluje párování plateb. Automatické stahování bankovních výpisů odstraní ruční přepisování. Přínos je největší u opakujících se položek.

Nevyplatí se, pokud nástroj obsluhuje nikdo a údaje se zadávají sporadicky. Složitý program pro dvě faktury měsíčně přidá práci místo úspory. Dříve než přejdete na nový systém, zeptejte se účetní, s čím pracuje, aby se data předávala bez překážek. Dva systémy vedle sebe jsou horší než jeden jednodušší.

Při změně nástroje si ověřte, kam se ukládají data a jak je lze exportovat. Zálohujte pravidelně a uchovávejte doklady po zákonnou dobu, kterou vám sdělí účetní nebo správce daně. Zabezpečte přístupy heslem a dvoufázovým ověřením. Digitalizace bez zálohy je rizikovější než papírová složka.

Kdy účetní změnit

Signály jsou jasné: opakovaně zmeškané termíny, chyby v podkladech, které nikdo nevysvětlí, a neochota odpovídat. Další varováním je, že se o změně předpisů dozvíte až od úřadu. Jedna chyba není důvod k výměně, ale vzorec ano. Zapište si, co se stalo, a probereme to s účetní.

Před výměnou požádejte o předání dokumentace. Účetní má povinnost vám vydat doklady, které patří vám, a vy máte zajistit plynulé předání rozpracovaného období. Ideální je změna na začátku účetního období. Smlouvu si přečtěte, abyste znali výpovědní dobu.

Novou účetní vybírejte podle zkušeností s vaším oborem, srozumitelnosti a přístupu k předání podkladů. Domluvte zkušební spolupráci na jedno období. Požádejte o referenci od klienta podobné velikosti. Spolehlivost se ukáže při prvním termínu.

Můj tip: Doporučila bych nastavit si na první den v měsíci opakovaný úkol „odeslat účetní složku“. Do složky patří všechny doklady z minulého měsíce, i ty, o kterých si nejste jistí. Rozhodnout, co se do účetnictví hodí, je práce pro ni, ne pro vás.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Finanční správa ČR
• Komora certifikovaných účetních