Veletrh se vyhrává přípravou stánku, ne dny v hale

Představte si dvoučlennou dílnu, která vyrábí dřevěné hračky a poprvé se rozhodla vystavovat na třídenním veletrhu. První den zjistí, že chybí prodlužovací kabel, vizitky zůstaly v autě a nikdo nemá čas na oběd. Takové potíže nejsou výjimečné a skoro vždy vznikají dávno před otevřením brány. Na příkladu této dílny projdeme přípravu stánku, logistiku i to, co se děje, když se haly zavřou.

Cíl účasti na začátku

Dílna si nejdřív odpověděla, proč na veletrh jede. Chce nové prodejce, objednávky od obchodů, nebo jen ukázat novinku? Podle toho se zvolí velikost stánku, program i složení týmu.

Cíl se dá vyjádřit počtem. Třeba třicet kontaktů obchodníků a deset domluvených schůzek po akci. Číslo ale musí být skutečně dosažitelné, jinak neslouží k hodnocení.

Stejně důležité je ověřit, kdo na veletrh chodí. Návštěvníci z oboru se liší od široké veřejnosti. Pořadatelé obvykle poskytují údaje o struktuře návštěvníků, žádejte je před platbou.

Stánek: kolik místa a jak ho využít

Malý stánek mívá jen pár metrů čtverečních, a proto každá věc musí mít důvod. Dílna ukázala jen čtyři nejlepší hračky a ostatní nechala ve sklopném regálu pro zájemce. Přeplněný stánek nutí návštěvníky dívat se po detailech a odradí je.

Základem je jednoduchá hierarchie: zvenku viditelný název a jedno sdělení, uvnitř ukázka výrobků a prostor na rozhovor. Zadní stěna je dobré místo pro velkou fotografii či tabuli. Stolek nebo pult stůjte tak, aby nikdo nemusel kolem něj obcházet.

Zjistěte předem, co zahrnuje pronájem. Často je v ceně koberec a elektřina, ale nábytek či osvětlení se připlácí. Stavba stánku má termín, který nelze přehlédnout.

Logistika od dílny po halu

Zboží a vybavení se balí podle toho, kdy je potřeba. Dílna sestavila seznam věcí ve třech skupinách: výrobky, technika a drobnosti pro tým. Každá krabice dostala štítek s obsahem.

Řádem veletrhu bývá určeno, kdy a kudy vjíždět do areálu. Vykládka probíhá v určitých časových oknech a fronty bývají dlouhé. Kdo přijede na poslední chvíli, ztratí hodiny.

Nezapomínejte na návrat. Po skončení se stánek rozebírá a nezbylé zboží vrací. Počítejte s tím, že odjezd zabere většinu posledního večera.

Tým na místě

Ve stánku mají stát lidé, kteří ví, co říkat. Dílna rozdělila role: jeden mluví s odborníky, druhý se věnuje návštěvníkům s dětmi. Každý zná ceník i dodací lhůty.

Střídání je nezbytné. Tři dny na nohou unaví i vytrvalé, a unavený prodejce přestává poslouchat. Plán směn s pauzami na jídlo a pití udrží tým při síle.

Přemýšlejte také o tom, jak oslovit návštěvníka. Otázka typu „Co hledáte?“ otevírá rozhovor lépe než věta „Mohu vám pomoci?“. Nacvičte pár úvodních vět předem.

Zachycení kontaktů

Vizitky se hromadí a po týdnu nikdo neví, kdo byl kdo. Dílna proto zapisovala ke každému kontaktu krátkou poznámku: co ho zajímalo, co se slíbilo. Stačí tužka a malý blok či jednoduchý formulář v telefonu.

Poznámky se třídí hned večer, dokud jsou čerstvé. Označte, kdo je horký zájemce a komu stačí katalog. Na základě tohoto třídění se plánují následné kroky.

Nezapomínejte na souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud je budete používat k marketingu. Ověřte si požadavky na ochranu osobních údajů. Pořadatel může mít vlastní pravidla pro sběr kontaktů.

Po veletrhu začíná druhá půlka

Nejlepší chvíle k ozvání je týden po skončení. Zájemce si vás ještě pamatuje, ale už se vrátil k běžné práci. Dílna poslala každému krátký e-mail s odkazem na konkrétní věc, o kterou se zajímal.

Zhodnoťte účast podle cílů, které jste si stanovili. Kolik schůzek vzniklo, kolik objednávek, co se naučil tým. Porovnejte to s náklady na stánek, dopravu a ubytování.

Poznatky si zapište, dokud je máte v hlavě. Co fungovalo, co chybělo, který den byl nejrušnější. Při příští účasti ušetří spoustu chyb.

Časté otázky

Kdy se mám přihlásit?

Co nejdříve po vypsání akce. Nejlepší místa v hale se obsazují jako první a včasné přihlášky bývají výhodnější. Termíny najdete v podmínkách pořadatele.

Vyplatí se vystavovat poprvé?

Často ano, pokud máte jasný cíl a dostatečný rozpočet. Pro první pokus stačí menší stánek. Zkušenosti z prvního ročníku ocení při dalším.

Jak velký tým potřebuji?

Alespoň dva lidi, aby se mohli střídat. U větších akcí se hodí tři až čtyři. Rozhoduje velikost stánku a očekávaný zájem.

Zdroje

• CzechTrade
• Hospodářská komora České republiky
• Úřad pro ochranu osobních údajů