Co získá firma propojením správy identit s HR systémem?

Propojení správy identit s HR systémem znamená, že účty a oprávnění zaměstnance vznikají a zanikají automaticky podle záznamu v personální evidenci. Nově přijatý kolega má první den účet a přístupy, odcházející je ztratí v den ukončení. Firma tím omezí ruční práci a hlavně zapomenutá oprávnění. Nevyplatí se ale všude: u malého týmu s několika systémy stačí jednodušší postup. Dál uvidíte, co propojení přináší, kde se hodí a kde ne.

Co se vlastně propojuje

HR systém je zdrojem pravdy o lidech: kdo je zaměstnancem, na jaké pozici a v jakém oddělení. Správa identit z něj čerpá údaje a podle nich vytváří účty v dalších systémech. Změna v personální evidenci se promítne do přístupů. Člověk se nemusí hlásit na dvou místech.

Základem je pravidlo, které určuje, co která role smí. Obchodník dostane přístup do CRM, účetní do finančního systému. Pravidla se píší jednou a vztahují se na všechny. Výjimky se schvalují zvlášť.

Údaje se přenášejí v určitých událostech: nástup, změna pozice, dlouhodobá nepřítomnost, odchod. Každá událost spouští sérii kroků. Systém je provádí bez zásahu člověka. Kontrola zůstává u odpovědných osob.

Nástup: hotovo první den

Bez propojení čeká nový zaměstnanec na účet, počítač a přístupy často několik dní. Technik musí zjistit, co kdo potřebuje, a vše nastavit ručně. Propojení tento proces zkracuje. Po vložení smlouvy do HR se spustí příprava účtů.

Dobrá praxe je připravit vše dopředu. Účet vznikne s předstihem, ale zůstane neaktivní do dne nástupu. Nadřízený schválí rozsah přístupů. První den se kolega přihlásí a může pracovat.

Snižuje se také počet chyb. Ruční zakládání vede k překlepům ve jménech a zapomenutým systémům. Automatika dodrží stejný postup u každého. Kontrola je pak jednodušší.

Změna pozice a dlouhá nepřítomnost

Při přeřazení zaměstnanci přibývají nová oprávnění, ale často se zapomene odebrat stará. Po několika letech má člověk přístupy ke všemu, co kdy dělal. To je bezpečnostní riziko. Propojení umožňuje při změně pozice staré role odebrat a nové přidělit.

Podobně lze řešit dlouhou nepřítomnost, třeba mateřskou dovolenou. Účet se dočasně pozastaví a po návratu obnoví. Zabrání se tím zneužití nepoužívaných účtů. Pravidla je třeba nastavit předem.

Pomáhají i přehledy oprávnění. Nadřízení pravidelně schvalují, co jejich lidé mají. Systém připraví podklady z aktuálních dat. Revize zabere hodinu, ne týden.

Odchod: přístupy zanikají včas

Nejcitlivější okamžik je odchod. Zapomenutý účet bývalého zaměstnance umožňuje přístup k datům i po ukončení pracovního poměru. To je jak bezpečnostní, tak právní problém. Propojení zajistí, že se účty uzavřou v den ukončení.

Odchod nemusí znamenat okamžité smazání. Data, e-maily a dokumenty je třeba předat nástupci nebo archivovat. Systém spustí postup: zablokování přístupu, předání schránky, odstranění zbylých oprávnění. Pravidla uchování určuje firemní politika a právní předpisy.

Pomoc nabízí i při neplánovaném odchodu. Když zaměstnanec skončí ze dne na den, HR změní stav a přístupy se okamžitě uzavřou. Nezáleží na tom, zda si někdo vzpomene. Rychlost je zásadní.

Kdy se propojení vyplatí

Dává smysl u firem, které mají desítky zaměstnanců a více systémů. Každý nástup a odchod znamená práci na několika místech. Čím víc systémů, tím víc se ušetří. Také tam, kde často dochází k obměně lidí.

Vyplatí se, pokud musíte prokazovat kontrolu přístupů, například při auditech nebo v regulovaných oborech. Systém zaznamená, kdo a kdy co schválil. Důkazní stopa usnadní audit. Ruční postupy takovou přesnost nenabízejí.

Rozhodující je i kvalita dat v HR. Pokud jsou údaje neúplné, automatika přenese chyby. Před propojením tedy proveďte úklid evidence. Slabý zdroj dat celý projekt zbrzdí.

Kdy to nechat být

Pro firmu s pěti lidmi a třemi aplikacemi je propojení zbytečné. Ruční nastavení trvá krátce a nestojí za projekt. Rozumnější je jednoduchý kontrolní seznam pro nástup a odchod. Vraťte se k tématu, až firma poroste.

Nevhodné je to i při chaosu v procesech. Pokud nevíte, kdo schvaluje přístupy, nástroj to nevyřeší. Nejdřív sjednoťte pravidla, potom automatizujte. Jinak zautomatizujete nepořádek.

Počítejte s náklady na zavedení a údržbu. Propojení vyžaduje analýzu, nastavení a průběžnou správu. Nejde o jednorázovou akci. Zvažte, zda přínos převýší práci.

Časté otázky

Co je IdM?

Správa identit je systém, který řídí uživatelské účty a oprávnění. Rozhoduje, kdo se kam přihlásí a co smí. Propojení s HR zajišťuje, že údaje o zaměstnancích jsou aktuální.

Je potřeba měnit HR systém?

Většinou ne, stačí rozhraní pro předávání údajů. Důležité je, aby HR systém uchovával spolehlivé a úplné záznamy. Konkrétní možnosti ověřte s dodavatelem.

Jak je to s ochranou osobních údajů?

Přenášejí se jen údaje potřebné pro správu účtů. Přístup k nim musí být omezen a zaznamenáván. Postup konzultujte s osobou odpovědnou za ochranu údajů.

Zdroje

• Národní úřad pro kybernetickou a informační bezpečnost
• Úřad pro ochranu osobních údajů