Chytrá kancelář: kde začít s osvětlením, rezervacemi a senzory

Chytrou kancelář si nepořizujete kvůli technice, ale kvůli konkrétním potížím: místnost je rezervovaná, ale prázdná, světla svítí celou noc a nikdo neví, proč je ve zasedačce dusno. Prvním krokem proto není nákup, ale seznam problémů, které vás nejvíc obtěžují. Teprve k nim se hledají nástroje. Texty níže odpovídají na otázky, které padají nejčastěji, od toho, co vlastně chytrá kancelář je, po to, jak ji nezkazit zbytečnou složitostí.

Co všechno do chytré kanceláře patří

Základem je propojení několika systémů, které by jinak fungovaly zvlášť. Jde o osvětlení, vytápění a větrání, rezervační systém místností, přístup do budovy a sběr dat ze senzorů. Čím víc se propojí, tím víc informací kancelář sama využije.

Nemusí jít o velký projekt. Malá firma může začít jediným chytrým termostatem a časovačem světel. Větší organizace často vyměňuje systém po částech podle toho, co zrovna dosluhuje.

Důležité je rozlišit, co je chytré a co jen elektronické. Žárovka s aplikací je ještě chytrá méně než obyčejný spínač s pohybovým čidlem, pokud nic neřídí podle skutečné potřeby. Měřítkem je užitek, ne počet zařízení.

Jak chytře svítit

Světla s pohybovými čidly zhasnou v prázdných chodbách, kuchyňkách a archivech. Čidla s měřením denního světla navíc ztlumí lampy u oken, kde je světla dost. Úspora se projeví na faktuře za energie a zároveň se prodlouží životnost svítidel.

Barevná teplota se dá přizpůsobit denní době. Studené světlo dopoledne podporuje soustředění, teplejší odpoledne je pohodlnější pro oči. Jde o doporučení, které pomáhá, ale každý člověk vnímá jinak, proto nechte lidem možnost stolní lampu upravit.

Pozor na automatiku, která vypíná světlo během tichého sezení u počítače. Čidlo, které nezachytí sedícího člověka, je zdrojem zbytečných nervů. Zvolte kvalitnější čidla, nebo časový odklad vypnutí delší, než je běžné.

Jak vyřešit rezervace místností

Digitální rozpis zasedaček s displejem u dveří ukáže, kdo má místnost kdy. Člověk, který přijde, ihned vidí, zda je volno. Konec cedulek přilepených lepicí páskou a konec přesouvání schůzek na poslední chvíli.

Největším zlepšením je pravidlo o propadnutí rezervace. Pokud nikdo do několika minut nepotvrdí příchod, systém místnost uvolní. Prázdné zasedačky blokované jen proto, že si je někdo rezervoval pro jistotu, jsou častý problém.

Rezervační systém propojte s kalendářem, který lidé už používají. Pokud budou zapisovat do dvou míst, vzniknou duplicity. Jednoduchost je důležitější než pestrost funkcí.

K čemu jsou senzory a co měřit

Senzor oxidu uhličitého ukazuje, kdy je v místnosti čas větrat. Při dlouhé poradě se hodnoty zvyšují a lidé ztrácejí pozornost, aniž by tušili proč. Jednoduchá kontrolka se zeleným, žlutým a červeným stavem dokáže změnit zvyk.

Senzory teploty a vlhkosti pomáhají nastavit vytápění podle skutečnosti, ne podle termostatu na chodbě. Čidla obsazenosti ukazují, které stoly se využívají. Pro firmy se sdíleným pracovním prostorem je to podklad pro rozhodnutí, kolik míst vůbec potřebují.

Nemusíte měřit všechno. Vyberte tři veličiny, které řeší vaše potíže, a sledujte je několik týdnů. Teprve podle výsledků doplňte další.

Co s daty a soukromím zaměstnanců

Senzory, které sledují přítomnost lidí, mohou být vnímány jako dohled. Proto předem vysvětlete, co se měří, po jakou dobu se data uchovávají a kdo k nim má přístup. Agregovaná čísla, například počet lidí v patře, jsou méně citlivá než záznamy o jednotlivcích.

Kamery a identifikace osob mají samostatná pravidla, která vyplývají z ochrany osobních údajů. Je vhodné konzultovat nastavení s pověřencem nebo právníkem, protože podmínky se vyvíjejí. Zaměstnanci mají právo vědět, co o nich systém eviduje.

Zabezpečení nenechávejte stranou. Zařízení připojená k síti bývají slabým místem, pokud mají výchozí hesla. Oddělte je od hlavní firemní sítě a pravidelně aktualizujte.

Kde začít a jak neutratit zbytečně

Nejlepší je pilotní provoz v jedné místnosti nebo na jednom patře. Zkoušku sledujte měsíc a ptejte se lidí, co jim pomohlo a co překáželo. Ukáže se, které funkce se skutečně používají.

Při výběru dbejte na otevřené standardy, aby šly zařízení různých výrobců propojit. Uzavřený systém vás po letech připoutá k jednomu dodavateli. Ptejte se i na dobu podpory, ve které budou přicházet bezpečnostní aktualizace.

Rozpočet rozdělte na pořízení a provoz. Licence, servis a výměna baterií v senzorech tvoří stálé náklady. Vyplatí se spočítat, zda úspora energie a lepší využití prostoru tuto částku pokryje.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Ministerstvo průmyslu a obchodu