Úspory v začátcích podnikání: kde šetřit a kde ne

Na začátku podnikání nechybí nápady, chybí peníze. Většina nových firem neskončí kvůli špatnému produktu, ale proto, že jí dojde hotovost dřív, než přijdou první stálí zákazníci. Šetřit proto neznamená kupovat nejlevnější, ale rozlišit, co firmu nutně potřebuje, co jí jen zpříjemní práci a co může počkat. Tento rozbor jde od základního pravidla k jednotlivým položkám: vybavení, prostory, služby, lidé a sledování výdajů.

Základ: rozlišit nutné od příjemného

Sepište všechny výdaje, které plánujete, a ke každému napište, zda bez něj můžete vydělávat. Pronájem kanceláře s recepcí je příjemný, kdežto počítač a telefon jsou nutné. Tento jednoduchý filtr většinou odstraní třetinu položek na prvním seznamu.

Pomůže také rozdělení na fixní a proměnné náklady. Fixní, jako nájem nebo předplatné, platíte bez ohledu na obrat a v začátcích jsou nejnebezpečnější. Proměnné, například materiál, rostou s prodejem a lépe se zvládají.

Stanovte si hranici, nad kterou se rozhodujete až po přenocování. Impulzivní nákup za několik tisíc se v prvním roce snadno nasčítá na desetitisíce. A spočítejte si rezervu na první měsíce, kdy příjem ještě nepokrývá výdaje.

Vybavení: koupit, půjčit, nebo koupit ojeté

U vybavení se rozhoduje podle toho, jak často ho budete používat. Nástroj, který potřebujete každý den, má smysl koupit. Zařízení na jednu zakázku za měsíc si lépe pronajmete nebo půjčíte.

Ojeté a repasované vybavení často nabídne stejný výkon za zlomek ceny, třeba nábytek, kancelářská technika nebo kuchyňské spotřebiče. Při koupi si ověřte funkčnost, stav a možnost záruky. U techniky zkontrolujte, zda ji výrobce stále podporuje aktualizacemi.

Nekupujte vybavení "do zásoby", dokud nemáte zakázky, které ho vyžadují. Lepší je začít s tím, co nutně potřebujete, a rozšiřovat podle poptávky. Vybavení, které leží nevyužité, váže peníze, které mohly financovat marketing nebo zásoby.

Prostory: vlastní kancelář nemusí být první krok

Řada činností se obejde bez vlastních prostor. Konzultant, grafik nebo lektor často pracuje z domova a schůzky pořádá u klienta nebo v pronajaté místnosti na hodiny. Ušetří se nájem, energie i čas dojíždění.

Když prostory potřebujete, zvažte sdílené pracoviště nebo pronájem na kratší dobu. Smlouvu na dlouhé období podepište jen tehdy, když jste si jistí obratem. Při jednání o nájmu se ptejte i na vedlejší náklady: energie, úklid, internet a služby.

Pokud pracujete z domova, ověřte si, zda smlouva o bydlení a pravidla domu podnikání dovolují. Platí to hlavně u nájemních bytů a družstevního bydlení. Jaké náklady lze zahrnout do výdajů, konzultujte s účetním.

Služby a software: platíte jen za to, co využijete

Programy a služby fungují často v předplatném a drobné měsíční částky se v součtu nasčítají. Projděte jednou za čtvrt roku, co opravdu používáte, a zrušte zbytek. Zkušební verze často stačí, dokud nemáte objem práce, který vyšší tarif vyžaduje.

U fakturace, komunikace a plánování existují nástroje s bezplatnou základní verzí. Pro začínající živnostníky bývá dostačující. Přechod na placený tarif odložte do chvíle, kdy vám omezení bezplatné verze skutečně brání.

Web, vizitky a grafiku řešte v rozsahu, který odpovídá oboru. Jednoduchý web s kontakty a popisem služeb stačí, rozsáhlý web přijde později. Účetní a daňové poradenství naopak nešetřete, protože chyba v evidenci vyjde dráž než odměna odborníkovi.

Lidé a spolupráce místo stálých zaměstnanců

Zaměstnanec znamená stálý náklad, i když práce kolísá. V začátcích proto často stačí spolupráce na jednotlivé zakázky s externisty, kteří fakturují za hotovou práci. Ověřte si pravidla pro takovou spolupráci, aby nešlo o skrytý pracovní poměr.

Spolupráce s dalšími začínajícími podnikateli může snížit náklady oběma stranám. Sdílení prostor, vzájemná doporučení nebo společný nákup materiálu jsou běžné příklady. Podmínky ale zapište, i když jde o známé.

Vlastní čas je také náklad. Zvažte, které činnosti děláte lépe vy a které se vyplatí předat. Účetnictví nebo grafika mohou vyjít levněji u odborníka než u vás, když počítáte hodinu své práce.

Sledování nákladů od prvního dne

Zaveďte jednoduchou tabulku příjmů a výdajů a aktualizujte ji každý týden. Neřešíte tím daně, ale přehled, kolik firma stojí a z čeho žije. Po třech měsících uvidíte, které položky rostou rychleji než tržby.

Sledujte nejen výdaje, ale i platební morálku zákazníků. Pozdě zaplacená faktura zatíží hotovost stejně jako nečekaný výdaj. Splatnost nastavujte krátkou a u nových zákazníků zvažte zálohu.

Průběžně porovnávejte skutečnost s plánem a upravujte ho. Pokud se výdaje opakovaně vymykají, hledejte příčinu, ne jen další úsporu. Doporučila bych vést si seznam smluv a předplatných s termíny výpovědi, aby se nic neprodlužovalo automaticky.

Časté otázky

Kolik peněz si nechat jako rezervu?

Většinou se doporučuje krýt provozní výdaje alespoň na několik měsíců bez příjmu. Přesná výše závisí na oboru a typu nákladů. Spočítejte si své fixní výdaje a rezervu přizpůsobte jim.

Vyplatí se kupovat ojeté vybavení?

Často ano, pokud ho před koupí otestujete a ověříte původ. Ušetřené peníze vám zůstanou na provoz. Pozor na techniku bez podpory výrobce a zařízení, jehož opravy vyjdou draho.

Mám zrušit placené nástroje, které nevyužívám?

Ano, zruště je, jakmile zjistíte, že je nepoužíváte. Drobná předplatná se hromadí a snadno uniknou pozornosti. Pravidelná kontrola jednou za čtvrt roku obvykle stačí.

Můj tip: Doporučila bych vést si jednoduchý seznam všech opakovaných plateb s datem výpovědi u každé. Jednou za čtvrt roku jej projděte a zrušte, co nepoužíváte. Ušetříte bez snižování kvality.

Zdroje

• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR
• Hospodářská komora České republiky
• Finanční správa ČR