Jak vybrat účetní pro malou firmu a kdy ji opravdu potřebujete

Účetní poradenství potřebujete dřív, než si myslíte, hlavně při vzniku firmy, růstu a změně oboru. Ušetří vám nepříjemné opravy a pokuty, které vznikají z chyb v evidenci. Při výběru účetní nerozhoduje jen cena, ale zkušenosti s vaším oborem, dostupnost a jasná domluva na tom, co zahrnuje služba. Odpovědi na otázky, které si podnikatelé klade nejčastěji, vás provedou od rozhodnutí, zda účetní potřebujete, až po kontrolu práce.

Potřebuji účetní, nebo zvládnu účetnictví sám?

Živnostník s jednoduchou evidencí a málo doklady ho často zvládne sám s pomocí programu. Jakmile firma vede podvojné účetnictví, zaměstnává lidi nebo je plátcem DPH, vyplatí se odborník. Chyby tu stojí víc než honorář. Rozhodnutí závisí na složitosti, ne na velikosti.

Zamyslete se, kolik času účetnictví zabere. Pokud ho děláte na úkor zakázek, ztrácíte více, než ušetříte. Vaše hodina u zákazníka obvykle vynese víc než hodina u dokladů. Delegace se vyplatí.

I když účetní máte, zůstává odpovědnost na vás. Podnikatel ručí za správnost údajů, i když je zpracoval někdo jiný. Základní přehled o vlastních číslech tedy potřebujete. Naučte se číst hlavní výkazy.

Co poradenství zahrnuje a co ne

Účetní poradenství je víc než zaúčtování dokladů. Patří k němu rady k nastavení evidence, ke správnému zařazení nákladů a k termínům. Může zahrnovat i pomoc s kontrolou úřadu. Rozsah se u poskytovatelů liší.

Daňové poradenství je samostatná oblast, kterou někteří účetní nenabízejí. Pokud potřebujete optimalizaci nebo řešíte složitou situaci, ověřte, zda ji poskytují. Konkrétní daňové povinnosti a sazby se mění. Aktuální pravidla ověřte u finanční správy.

Zjistěte, kdo zpracovává mzdy a přiznání. Někdy je služba rozdělená na několik lidí. Pro vás je výhodnější jednotné místo. Domluvte, kdo vám odpovídá na dotazy.

Jak účetní vybrat

Začněte doporučením od podnikatelů ve stejném oboru. Zkušenost s vaším typem činnosti ušetří vysvětlování. Účetní, která zná e-shopy, nemusí znát stavebnictví. Obor rozhoduje.

Setkejte se s ní osobně nebo přes video. Poslechněte, jak vysvětluje věci, a zda se vás ptá na vaši situaci. Dobrá účetní nezahrnuje žargonem, ale mluví srozumitelně. Takový komunikační styl uvidíte hned.

Ověřte, jak řeší zástup při nemoci nebo dovolené. Malé kanceláře mohou být zranitelné. Zeptejte se, kdo vás obslouží v době uzávěrek. Spolehlivost se pozná v hlavních termínech.

Na co se zeptat před podpisem

Zeptejte se na způsob předávání dokladů: papírově, e-mailem, nebo přes sdílený systém. Dohodněte termíny a četnost. Pravidelný režim zabrání stresu před uzávěrkami. Zjistěte i to, jak rychle odpovídá.

Vyjasněte cenu. Měsíční paušál, ceny podle počtu dokladů nebo hodinová sazba mají své plusy. Ptejte se, co se platí navíc, například za přiznání nebo úřední jednání. Skryté položky způsobují spory.

Požádejte o písemnou smlouvu. Měla by obsahovat rozsah služeb, výpovědní lhůtu a odpovědnost za chyby. Zeptejte se také na pojištění odpovědnosti. Dobrá účetní s tím nemá problém.

Jak hlídat, aby výkazy neobsahovaly chyby

Nejčastější chyby vznikají ze špatných vstupů. Chybějící doklady, neúplné popisy a pozdní předání zpomalují práci a zvyšují riziko omylu. Doklady předávejte pravidelně a řádně označené. Účetní nemůže zaúčtovat to, co nevidí.

Průběžně kontrolujte výsledky. Jednou za čtvrtletí si nechte vysvětlit hlavní čísla: tržby, náklady a zisk. Pokud něco nesedí s vaším dojmem, ptejte se. Včasné odhalení chyby stojí méně než oprava po roce.

Uzavřete s účetní domluvu o uzávěrce a podkladech k přiznáním. Termíny stanovují předpisy a mění se, proto je ověřte u finanční správy. Spolehlivá účetní vás upozorní předem. Kontrolujte, zda skutečně upozorňuje.

Kdy účetní změnit

Varovné signály jsou opakované chyby, zpožděné termíny a neochota odpovídat. Jednou se to může stát, opakovaně ne. Přestože hledání nové účetní je práce, špatná spolupráce stojí víc. Nečekejte na pokutu.

Změnu plánujte na konec období, třeba čtvrtletí nebo roku. Nová účetní potřebuje přehledná data. Požádejte původní o předání podkladů a archivu. Smlouva by měla předání upravovat.

Zajistěte, aby přechod proběhl bez mezer. Zkontrolujte otevřené závazky a rozpracované úkoly. Společná schůzka všech tří stran může pomoci. Poté sledujte první období zvlášť pečlivě.

Zdroje

• Komora daňových poradců ČR
• Svaz účetních ČR
• Ministerstvo financí ČR